Negli ultimi anni le società di gestione sono cresciute dimensionalmente e sono evolute da un punto di vista industriale. Le soluzioni che, sino ad oggi, si sono impiegate nell’informatizzazione vengono messe a dura prova delle nuove esigenze soprattutto a livello amministrativo e di controllo.
La collaborazione tra Experta e Digisoft definisce un nuovo standard di gestione per le aziende che operano nel vending. Le note funzionalità di VEGA, unite alla efficienza di Microsoft Dynamics NAV, consentono di raggiungere obiettivi gestionali innovativi basati su una piattaforma garantita da Microsoft.
Le società a conduzione centrale come anche le società con strutture ramificate sono gestite in modo efficiente da Microsoft Dynamics NAV. La vasta disponibilità di lingue consente di realizzare infrastrutture internazionali basate su una installazione centralizzata che garantiscono un efficiente controllo della propria organizzazione in Italia e all’estero.
Le principali funzioni svolte da Dynamics NAV (Navision) sono le seguenti:
Gestione amministrativa
Comprende tutte le operazioni contabili necessarie all’espletamento degli obblighi fiscali e civilistici. Si completa con la gestione di ratei e risconti, le fatture da ricevere ed i movimenti simulati. E’ compatibile con le normative internazionali di gestione contabile.
Contabilità industriale
Comprende le funzionalità legate al controllo dei costi e si basa in particolare sulla gestione delle dimensioni (come ad esempio i centri di costo multidimensionali). Con semplici operazioni alla portata dell’utente consente di ottenere fogli di analisi esportabili su Excel.
Consolidato
Per le organizzazioni che si articolano su più aziende controllate o partecipate è prevista la gestione del consolidato per semplificare la fase di elisione dei movimenti infragruppo. Fornisce un valido strumento di supporto per la stesura del bilancio consolidato basata sulla realizzazione di una reportistica dettagliata per il controllo dei movimenti infragruppo.
Intercompany
Gestisce lo scambio di documenti/movimenti tra le aziende della stessa organizzazione in modo automatico. I movimenti vengono marcati in modo univoco e consentono una rintracciabilità a livello di singola partita contabile. L’impostazione del modulo intercompany è propedeutica per l’attivazione delle funzionalità del modulo per la gestione del consolidato.
Ciclo Passivo
La gestione del ciclo passivo in Navision consente mantenere la separazione dei costi dall’ambiente di gestione Vega. Gli operatori che hanno accesso al solo Vega non possono disporre dei costi di acquisto dei prodotti. Il processo eredita da Vega le richieste di acquisto e successivamente consente di gestire il piano di approvvigionamento attraverso un sistema di approvazione configurabile.
Ciclo attivo
Normalmente questa funzione viene svolta da Vega ma in alcuni casi è possibile emettere e gestire ordini anche da Navision soprattutto quando si tratta di materiali o servizi che non transitano per il magazzino.
Calcolo premi
E’ una funzione inserita nel processo del ciclo passivo e che consente di controllare i premi contrattuali stabiliti con i fornitori. Periodicamente possono essere effettuate le elaborazioni delle situazioni dei singoli fornitori ed il sistema calcolerà i premi corrispondenti alle forniture ricevute.
Gestione ristorni clienti
Sono scritture contabili gestionali trasferite da Vega che vengono registrate periodicamente su Dynamics NAV.
Cespiti
La gestione completa dei cespiti è demandata a Navision che, integrandosi con Vega, riceve le informazioni fisiche del bene e le registra in forma automatizzata. La procedura si completa con le funzionalità di gestione e calcolo degli ammortamenti.
Workflow
Impiegando una strumento parametrizzabile possono essere implementati processi governati da workflow decisionali. Ogni workflow ha lo scopo di consentire il controllo di uno specifico processo. Attraverso la realizzazione di livelli di autorizzazione è possibile gestire le approvazioni senza che sia necessario ricorrere alla stampa dei documenti. Alcuni esempi di Workflow: - gestione del processo di approvazione delle note spesa,
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- autorizzazione delle installazioni di distributori ,
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- gestione dei sinistri auto etc.
Dove necessario è possibile integrare i WF con i programmi che governano queste funzioni o con i fornitori che hanno in gestione il servizio stesso.
Help Desk
La funzione di Help Desk permette alla organizzazione interna dell’azienda (o gruppo di aziende) di veicolare le proprie richieste di supporto (informatico, informativo etc). Attraverso un unico strumento centralizzato, basato su un sistema di ticket, ogni utente può far avere la propria richiesta di supporto alle strutture interne o in carico a fornitori esterni.
